چگونه می‌توانیم یک کنفرانس خوب را مدیریت کنیم؟ ۱۰ راه حل ساده و موثر

فرقی نمی‌کند که شما شخصی حرفه‌ای، کارورز یا یک دانش‌آموز باشید چرا که برگزاری و ارائه یک کنفرانس تجربه‌ای استرس‌زا است مخصوصاً اگر این کنفرانس به زبان مادری شما نباشد. اما با اندکی تلاش و این ۱۰ راه‌حل شما می‌توانید سطح ارائه و کنفرانس خودتان را از خوب به عالی ارتقا دهید.

۱- مکث کنید

 عموم مردم مکث کردن و سکوت را دوست ندارند. ساکت بودن معمولاً احساس عدم راحتی به افراد می‌دهد و کاری غیر استادانه است اما در طول کنفرانس سکوت، می‌تواند دوست شما باشد. هنگامی که روی صحنه آماده شدید تمام نگاه‌ها به سمت شما خواهد بود. حالا چه کار باید کنید؟ کافیست فقط روی استیج بایستید، برای یک یا دو لحظه سکوت کنید، نفسی عمیق بکشید و بی‌حرکت بایستید. این کار شاید احساس ناراحتی ایجاد کند یا حتی زشت باشد اما این کار را انجام دهید و به مخاطبینتان نگاه کنید چرا که این کار باعث می‌شود آنها برای آنچه که قرار است بگویید مشتاق شوند. همینطور از قدرت سکوت در هنگام صحبت کردن‌تان هم استفاده کنید. از سکوت کردن به عنوان تاکید بیشتر هم می‌توانید استفاده کنید و از به کارگیری کلماتی زننده مانند اوم، آها، مثلا، إ  و غیره خودداری کنید.

۲- زبان بدن را بشناسید

 متخصصان می‌گویند که ۵۵ درصد مکالمات خروجی غیر فعلی هستند یعنی مفهوم مکالمات از طریق صحبت کردن منتقل نمی‌شود. شما هنگامی که کنفرانس می‌دهید نیازمند بدنی قوی هستید سعی کنید که زیاد و بیش از حد حرکت نکنید یا اگر خودکار در دستتان است مدام روی آن کلیک نکنید، پاهایتان را به این سو و آن سو حرکت ندهید یا لباس هایتان را کش ندهید، خمیازه نکشید و همینطور حواستان باشد که رو به روی پلتفرم کنفرانستان نیاستاده باشید. اینها همه واضح به نظر می‌رسند اما به یاد داشته باشید که اگر شما دقیقا رو به روی صفحه پلتفرم ایستاده باشید مخاطبینتان قادر به دیدن آن نیستند و هنگامی که حرکت کنید انگار اینکار را عمدی انجام داده‌اید.

۳- داستان بگویید

 انسان‌ها علاقه زیادی به داستانها دارند. ما همه دوست داریم که داستانها را بشنویم و همینطور برای بقیه تعریف کنیم. همه مردم بدون استثنا داستان‌های خوب را دوست دارند بنابراین هنگامی که فکر می‌کنید که چگونه کنفرانس تان را شروع کنید چرا آن را با چیزی که تک تک ما را مشتاق می‌کند مثل یک قصه شروع نمی‌کنید؟ «سلام! خانم‌ها و آقایان امروز می‌خواهم با شما یک داستان را به اشتراک بگذارم و…» این داستان باید در ذات شخصی باشد، می‌تواند درباره خود شما یا شخص دیگری باشد حتی می‌تواند تاریخی یا مربوط به آینده باشد، اما یک تصویر همراه با کلمات ترسیم کنید تا احساس مخاطبانتان را مجذوب کند و آنها را در طول داستان به سفر قصه‌ی شما ببرد.

۴- بصری باشید

 یک تصویر هزاران کلمه را القا می‌کند. تصاویر از متن‌ها بسیار تأثیرگذارتر هستند. شاید یکی از اشتباهات رایج در طول کنفرانس استفاده بیش از حد از متون باشد. این موضوع بسیار گیج کننده است، آن هم به یک دلیل: در طول کنفرانس شما در حال صحبت کردن هستید، حال اگر در کنار صحبت کردنتان روی صفحه پلتفرم مطلبی نوشته شده باشد مخاطبین در حال خواندن آن هم هستند. خب حالا اگر مخاطبین در حال خواندن مطالب روی پلتفرم باشند چه کاری را انجام نمی‌دهند؟ طبیعتاً کاری که انجام می‌دهند گوش ندادن به شماست. علاوه بر این مردم بیشتر تمایل دارند آن چیزهایی را به یاد بیاورند که از آن تصویری در ذهنشان دارند. این یک حقیقت علمی است. در واقع این اهمیت ندارد که آنها  چه چیزی را دریافت می‌کنند، یک حقیقت، یک داستان یا چیز دیگری، اگر شما بتوانید برای آن مطلبی که می‌خواهید القا کنید تصویری مناسب و مرتبط بیابید و آن را به مخاطب نشان دهید در نتیجه آنها می‌توانند بسیار بیشتر آن را به خاطر بیاورند.

۵- ارتباط چشمی برقرار کنید

 ارتباط چشمی یکی دیگر از جنبه‌های مهم زبان بدن است. اگر شما در هنگام کنفرانس  یادداشتی دارید به آن نگاه نکنید و دائما از روی آن نخوانید. این را بدانید که همانگونه که آن یادداشت‌ها و نوشته‌ها برای مطلب کنفرانس شما مهم هستند، برقراری ارتباط چشمی یکی دیگر از کلیدهای اصلی برای تاثیر بیشتر است. بنابراین تا آنجا که امکان دارد ارتباط چشمی برقرار کنید. به نوشته هایتان به طور مختصر نگاه کنید و هنگامی که درحال برقراری ارتباط با مخاطبانتان هستید اتاق کنفرانس را اسکن کنید. نگاهتان را به  بعضی از افراد حاضر در جمع قفل کنید سپس به اسکن کردن ادامه دهید. این به شما کمک می‌کند که سخنرانی‌تان بیشتر شکل مکالمه به خود بگیرد. اینگونه که شما “با” آنها صحبت می‌کنید نه “برای” آنها. به یاد داشته باشید که فقط بر روی یک نفر زوم نکنید چراکه این کار بسیار زشت و غیراخلاقی است.

۶- مخاطبان خود را درگیر کنید

 مردم در بسیاری از چیزها خوب هستند. توجه کردن هم می‌تواند و هم نمی‌تواند یکی از آنها باشد. افراد میانسال به طور متوسط چیزی حدود ۸ ثانیه الی ۲۰ دقیقه (کمتر یا بیشتر) ظرفیت توجه به مسائل را دارند. در هنگام کنفرانستان مخاطبینتان رابا انجام دادن کاری سرگرم کنید چرا که این یک راه بسیار عالی برای درگیر کردن آنها می‌باشد. شاید شما یک سوال مطرح کنید و منتظر پاسخ هایش باشید یا پس از پرسیدن سوال منتظر کسی باشید که دستش را برای پاسخ دادن بلند می‌کند. شاید شما بگویید:  «چشمهایتان را ببندید و زمانی را به یاد بیاورید که…» شاید شما یک جوک تعریف کنید و با آن آنها را به خنده بیندازید. هر کاری که انجام می‌دهید به یاد داشته باشید که باید غیر قابل پیش‌بینی باشد. ممکن است شنوندگان شما خسته شوند، با گوشی هایشان مشغول شوند یا چشم هایشان را ببندند اما مستقیماً درگیر کردن آنها باعث می‌شود که از انجام چنین کارهایی خودداری کنند و بر آنچه که شما می‌گویید تمرکز کنند.

۷- سرعتتان را کاهش دهید

 ساده به نظر می‌رسد اما تا حدودی غیر ممکن است که در هنگام کنفرانس بسیار آرام صحبت کنید، اما آهسته صحبت کنید و سپس آهسته تر شوید. تلفظ کنید و نگران تلفظ عالی یا گرامر صحیح خود نباشید چراکه شنوندگان شما از آنچه که شما فکر می‌کنید بسیار کمتر نگران گفته‌هایتان هستند. این نکات بیشتر برای کسانی مهم است کنفرانسشان به زبانی غیر از زبان مادری‌شان است مثلاً اگر ایرانی‌ها بخواهند کنفرانسی به زبان انگلیسی داشته باشند در نتیجه در مورد سطح انگلیسی خود احساس ناامنی می‌کنند، اما اینطور نیست آنچه که شما می‌گویید نتیجه‌اش مهم است بنابراین هدف سخنان‌تان را مشخص کنید و برای القا آن مفهوم متمرکز شوید.

۸- هرچه کمتر  بیشتر 

به جز آخر هفته‌ها و تعطیلات بیشتر چیزها در زندگی بسیار طولانی هستند نه بسیار کوتاه! فکر کنید آخرین کلاستان، آخرین جلسه‌تان، آخرین کنفرانس یا آخرین دعوایتان، آیا در هر کدام از این تجربیات فکرتان بر این بوده که آن ها بسیار کوتاه اند؟؟ قطعاً نه! بنابراین در ذهن داشته باشید هرچه شنوندگان شما اطلاعات بیشتری را بشنوند به همان میزان بیشتر آنها را فراموش می‌کنند، پس درست سخن بگویید و نظراتتان را در کنفرانس واضح بیان کنید. هرچه کمتر و کوتاه‌تر حقیقتاً بهتر است.

۹- خوب به پایان برسانید

 اینکه چگونه کنفرانس‌تان را خاتمه دهید به اندازه شروع آن مهم است. بنابراین از خودتان بپرسید پیامی که در مفهوم کنفرانس شما نهفته است چیست و جمله‌ای بسازید که آن را در بر داشته باشد و آن را تبدیل به چیزی کنید که ارزش اشتراک گذاری دارد که می تواند شامل یک ایده قدرتمند باشد تا برای مدت‌ها در ذهن مخاطبین شما مثل اکو تکرار شود.

۱۰- تشکر کنید

  افرادی که شنونده مطالب کنفرانس شما بودند یک چیز بسیار با ارزش را به شما دادند آن هم زمانشان بوده است. پس حتماً از آنها بابت این هدیه ارزشمندی که به شما دادند قدردانی کنید.

مترجم: سرکار خانم مرضیه مصلحی